Con il passare degli anni ci si sta allontanando sempre di più dall’utilizzo della carta, il foglio elettronico infatti ormai sta letteralmente sostituendo il classico foglio di carta. Già da qualche anno infatti è in atto un vero e proprio processo di digitalizzazione dei documenti che permette alle aziende ed ai professionisti di gestire nel miglior modo possibile tutta la propria documentazione e rispettare i precisi obblighi imposti dalla legge.
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti cartacei
Sono davvero notevoli i vantaggi che derivano dalla cosiddetta digitalizzazione dei documenti, sia economici che non, come ad esempio la razionalizzazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali. Per quanto concerne i vantaggi economici, è chiaro che dover gestire svariati faldoni stracolmi di documenti determina un notevole spreco di carta, inchiostro, spazio ecc. A tutto questo deve essere aggiunto anche tutto il tempo speso dalle persone che devono gestire gli archivi e trovare quel documento di cui hanno bisogno tra tantissime cartelle. È molto più comodo ed efficiente invece gestire il tutto con pochi e semplici click, per questo la digitalizzazione e gestione dei documenti cartacei rappresenta un ottimo strumento che tutte le aziende dovrebbero sfruttare al meglio per ridurre tutti gli sprechi che per definizione sono antieconomici.
Grazie alla gestione elettronica dei documenti è possibile innanzitutto gestire rapidamente tutti i prodotti informativi ricevuti e prodotti, salvarne i metadati rendendoli facilmente identificabili ed in modo permanente. Infine, è necessario considerare anche la possibilità di gestione condivisa dei file, i documenti dematerializzati infatti e salvati in un unico software possono essere consultati da tutti coloro che possiedono le credenziali e possono essere utilizzati anche quando non si è fisicamente nel proprio ufficio.
Come effettuare la digitalizzazione dei documenti
Se si ha intenzione di effettuare la cosiddetta digitalizzazione dei documenti cartacei è possibile farlo in due modi diversi: in house o in outsourcing. Si tratta di due approcci completamente diversi, il primo infatti presuppone una gestione “interna” della documentazione. Ovvero, è la stessa azienda interessata alla digitalizzazione che si occuperà di tutto il procedimento, ovvero produzione e ricezione di un documento fino alla sua conservazione, così come stabilito dalla legge attualmente in vigore. Viceversa, l’outsourcing si basa sull’esternalizzazione di quest’attività direttamente ad un’impresa specializzata in questo settore. Entrambi gli approcci hanno dei vantaggi, il primo ad esempio permette di comprendere e di applicare direttamente tutti i requisiti di archiviazione di accessibilità, sicurezza dei documenti. Tuttavia, fare riferimento ad un soggetto terzo implica non avere responsabilità in merito alla digitalizzazione ed allocare al meglio le risorse di lavoro disponibili in azienda.
Come avviene la digitalizzazione dei documenti
In genere la digitalizzazione dei documenti è un procedimento che si basa su diverse fasi. La prima è la normalizzazione del documento, ovvero tutta una serie di attività che risultano essere necessarie per l’acquisizione digitale. Successivamente avviene la scansione del documento mediante un apposito scanner. A seconda delle proprie necessità, è possibile scannerizzare i documenti in bianco e nero, colori, PDF, TIF ecc. Successivamente invece occorre effettuare una sorta di catalogazione così da poter ricercare i file in modo ordinato senza perdere tempo.
